> 現在サンダーバードを使っておりますが、誰がどのような処理をしたかなどわからない状態です。

> 楽天の暗号化されたメールについてもわざわざRMSにログインして使用しています。

> そのため返信に時間がかかっている状態です。
> 何か効率化のために良いツールはございませんでしょうか。

メールを一元管理できるであれば、弊社の提携サービスにございます
株式会社インゲージ様のリレーションというツールがございます。
こちらはいかがでしょうか。
https://ingage.jp/relation/

上記ツールはメールだけではなくSNSやお電話があった際、SMSなど多岐にわたって
窓口を一元管理できるものとなりますので、今後新たに窓口を増やす際にも
継続してお使いいただけるかと思います。
上記URLからお申し込みいただくと20日間の無料トライアルも可能ですので
もしよろしければご検討くださいませ。

また、現状お使いいただいているThunderbirdに楽天のメールを転送させる方法も
ございまして、若干複雑な作業とはなりますが

以下を参考に、URLよりアカウントの追加をしていただくと
アカウントの追加ができますのでお手隙の際にご確認くださいませ。
https://support.t-com.ne.jp/su_mail/m_tb1/tb1m_settei_tuika

RMSのSMTP関連の情報につきましては
R-Loginから情報確認ができますので以下マニュアルを参考にお試しください。
https://ingage.jp/faq/relation/?p=1534

また、こちらのご質問に関しましては
他の会員様で実際に利用されてるメール管理ツールなどございましたら
情報共有いただければ幸いです。

よろしくお願いします。