メール一元管理について

Question

メール一元管理の有料アプリを検討しています。
既に使用されている方などの使用感やおすすめなどございましたら教えていただきたいです。
尚、メールディーラーやリレーションは費用的に対象外として考えています。

Answer

ECマスターズの村井です。

> 既に使用されている方などの使用感やおすすめなどございましたら教えていただきたいです。

サイボウズが提供しているメールワイズは比較的費用も抑えて利用することができ、
30日間無料でお試しすることもできますので、オススメです。

メールワイズ
https://mailwise.cybozu.co.jp/

他会員様にてメール一元管理システムを利用されている方はぜひ情報共有いただけると幸いです。

Answer

メールワイズを使っております。
マーケットプレイス毎に分けて使っております。機能的には問題なく使用しております。
（以前はメールディーラーを使っておりましたが、費用が高いためメールワイズの変更しました。）

当社の使い方は、ざっくり

1，注文メールの確認：件数を確認しているだけで内容までは確認してません。注文内容はネクストエンジンで確認してます。
2，メール問い合わせの管理：複数人で対応しておりますので重宝しております。
3，電話問い合わせ時の運用：問題有り
4，注文検索などの何かしらの調査：問題あり

になります。

3，4について
検索に時間が掛かります。
サイボウズ様曰く「快適に使えるメール件数は100万件まで」とのことですが、3万件以下で運用しても、異常なほど検索に時間が掛かるときが多々あります（5～10分待たされるときが多々あります）。サイボウズ様に何度確認しても「正常」という判断になり、改善要望を出してから何年も経ってるのですが改善が見られません。正直訳が分からないレベルです。
回避策として
メールサーバーで転送設定を掛け、Gmailに受信の全メールを飛ばしてます。メールワイズから送信するメールにもBCCにGmailアドレスをデフォルト設定しておき、送受信全てのメールがGmailに飛ぶようにしておきます。そして検索時はGmailでおこなってます。

検索問題がいつか改善される、と思い数年使い続けてますが未だ改善が見られない。
Gmailとあわせた運用方法を用いてますがスッキリしないところです。正直気分が悪いです。
しかし「月1500円×3ユーザー＝4500円」の予算は、いまのところどこよりも安いのでは、と思い使い続けています。

画期的なサービスがあれば乗り換えたいです。私も情報が欲しいところです(..;)
しかし一旦導入したサービスを変更するのも困難ですし悩みます…

参考になれば幸いです。

Answer

ECマスターズの中野です。

> akatsukiさん

貴重な情報をご丁寧にご共有いただきまして
誠にありがとうございます。

Answer

メールディーラーからメールワイズに乗り換えました。
3～5万円（メールディーラー）と500円（メールワイズ）で
理由は費用の差です

メールの共有を目的にしましたが、ヤフーの問い合わせ方法が変わってから
ヤフーはあまり意味がありません。

費用の高いメールディーラーとは全く遜色なく使えてます。

Answer

ECマスターズの中野です。

> nobiさん

費用の比較と乗り換え理由などご共有いただきありがとうございます。
アダルトさん、nobiさんの情報をぜひご参考にご確認くださいませ。

Answer

akatsukiさん、nobiさんご回答いただきましてありがとうございます。
現在、メールワイズのトライアル期間でして、
細かくフォルダを分けて使っています。
自動配信メール
楽天ペイ注文確定メール
支払い方法変更連絡
キャンセル（自動配信）等

【運用管理】→【受信時の処理状況】で確認の必要のない物は処理済となるようにはしていますが、それでも自動キャンセルのメールや迷惑メールなどで処理メールが溜まっていきイマイチ使いづらい状況です。

運用方法が悪いと思い、問い合わせや送信メールエラーなど確認しなければならないメール以外を
ゴミ箱へ自動振り分けとし、その他のメールについては通常のメールソフトにて確認する方法を検討しています。

お二人はフォルダをどのように分けて運用していますか？

Answer

アダルトさん
弊社では細かいフォルダー分けの設定はしていません。
処理メールと送信メールだけです。

不要なメールはこまめにゴミ箱に自動振り分けするよう設定すると処理メールに残るのは必要なもののみになりスッキリします。

メールワイズを使う目的は対応が必要なメールと対応結果の社内共有ですので
共有が必要のないメール、対応が必要のないメールは自動的にゴミ箱行です。

メールソフトでの処理は個人的なメールのみです。

Answer

アダルト様

当社では自動と手動で必要なメールだけをフォルダを作って振り分けてます。

例えば
・受注
・問い合わせ
のようにしてます。

当社では受注件数の確認と問合せ対応のみで利用しております。
一定期間が過ぎたら対象期間を絞って受注メールも、問い合わせメールも含めた全てのメールを纏めて削除するようにしております。
（右上の歯車から「システム設定＞メールワイズ＞一括削除」で期間を設定して削除）

不必要なメールを自動でゴミ箱に入れたり処理済みにするのは完璧には出来ません。
理由の一つに「検索時間」があります。※最後に述べますね。
また、問い合わせメールは抽出が難しいため、自動振り分け設定しただけでは抽出できないものもあり、目視確認が必要となります。
その為、メールは全て残しておき、定期的に目視確認してフォルダ移動を手動でおこなう必要があります。

先日もお伝えしましたが当社ではログ保管や全件検索のために全メールをGmailに転送しております。
Gmailに残すのがオススメです。検索も早いので。

どのようなことを目的に使うのかにもよりますが、
必要な情報だけを抽出して振り分ける
という割り切った使いかたしか有りません。

「検索時間」について
数年前から改善が見られないのですが（機能追加もありません、多分）、
当社でテストした環境では15.6万件のメールを全数検索すると約95分掛かります。信じられないかもしれませんが…。
何度もサイボウズに問合せしてますが「仕様」とのことです。
メールワイズでは共用サーバーを使用しており、検索のキャッシュがランダムに消されてしまうので、検索ではほぼ毎回このくらいの時間が掛かります。（当社は運悪く、ヘビーユーザーばかりの共用サーバーとなっているのかなど分かりませんが）
検索機能を使うとしたら「当日」などの条件をつけて、検索対象を極力少なくして利用するしかありません。
とにかく「全件」は無理です。
（3万件を対象に検索をしたテストでも平均約15分掛かりました。とにかく検索は厳しいです。）
検索が難しいので、「削除する」や「フォルダへの振り分け」を作る前の調査自体が難儀になってきます。
以上より、割り切った使いかたをするしかありません。となります。

ちなみに、この検索の事実はサイボウズの窓口でも分かってない人が多いです。当社では数週間にわたり調査頂いて、何度も「本当ですか？」と繰り返し質問をして。最終的に責任者の方から結論をきかされました。

試用では気づきづらいところだと思いましたので、詳しく書かせて頂きました。

不必要なメールの処理は出来ない、という結論に至ってます。

Answer

akatsukiさん、nobiさんありがとうございます。
お二方とも、細かなフォルダ分けはしていないのですね。参考になりました！必要なメールのみを振り分けて、gmailと併用して使ってみようと思います。

Answer

> akatsukiさん
> nobiさん

ECマスターズの村井です。

この度は情報共有いただき誠にありがとうございます。