出荷ミス防止についてのご相談

Question

いつもお世話になっております。  
当店はスタッフ数が限られており、RMSの受注画面を見ながら  
自社から1件ずつ手作業で出荷作業を行っております。

現在悩んでいるのが、  
「2個以上注文された商品を1個しか発送しない」というミスが  
私（投稿者）及び一部のスタッフで繰り返し発生していることです。

何度も話し合いや確認を行ってきたのですが改善が見られず、  
とはいえ、零細ゆえ配置転換も難しい状況です。

ピッキングリスト等は使用しておらず、RMS画面上の情報だけで作業しています。  
こういった状況の中で、同様の悩みを乗り越えた店舗様がいらっしゃいましたら、  
実際に行って効果のあった工夫やミス防止の方法をお聞かせいただけますと大変助かります。

些細なことでも結構ですので、ぜひお知恵をお貸しください。  
よろしくお願いいたします。

Answer

ECマスターズの菅原です。

> ピッキングリスト等は使用しておらず、RMS画面上の情報だけで作業しています。
> こういった状況の中で、同様の悩みを乗り越えた店舗様がいらっしゃいましたら、
> 実際に行って効果のあった工夫やミス防止の方法をお聞かせいただけますと大変助かります。

出荷ミスが繰り返し発生しているとのこと、
大変お困りのこととお察しいたします。

まずは、ピッキングリストの導入を
おすすめいたします。

ご利用の受注管理システムによって
出力方法は異なりますが、
たとえば BOSS をご利用の場合は、
「帳票出力機能」にてピッキングリストの
出力が可能です。

◾️[BOSS（受注・自動出荷連携システム）] 出荷一覧
https://navi-manual.faq.rakuten.net/service/000047165

紙で印刷し、ピッキング中に
チェックを入れながら作業するだけでも、
かなりミスが減るのではないかと考えられます。

もちろん、タブレットなどの
デジタルツールでも問題ありませんので、
ぜひご検討ください。

あわせて、「ダブルチェック体制」の導入も
ご検討いただければと存じます。

・ピッキング、検品、梱包を行うスタッフ
・別のスタッフが内容を最終確認→問題なければ封を閉じる

という二段階のチェック体制を設けるだけで、
ミスの防止に繋がります。

また、本件につきまして、
会員様で実際に出荷ミス防止のために
工夫されている方法などございましたら
ぜひコメントいただけますと幸いです。

Answer

件数が少なくてもピッキングリストは必須だと私は思います。

当店の場合楽天出店18年目で基本RMSだけで運営しております

1．ピッキングリストなし3年　
＊私と妻だけで運営－目視のミス散見
2．手書きピッキングリスト14年
＊パートさん1→2名雇用－転記ミス散見／商品名が新しいパートさんに伝わらない
3．googleスプレットシートを利用した専用アプリを作ってもらいそれを印刷したピッキングリスト今3ヶ月目
＊手書きの時間が減少、他の作業ができるように、かつミスも減少

試行錯誤しながらやっておりますがミス0とまではいかないです

梱包現場でピッキングリストの紙を段ボールに貼り付ける時に張り間違えてということか3日前に起きて対応に追われました

参考になれば幸いです。

Answer

菅原様、oribe77様

このたびは、ご丁寧かつ具体的なアドバイスをいただき、誠にありがとうございます。
出荷ミスに関しては非常に頭を悩ませていたところでしたので、実体験に基づくお話や仕組みの工夫をお聞かせいただき、大変心強く感じております。

これまで「少人数かつRMSのみでの作業」というスタイルに慣れてしまっていたのですが、
oribe77様のように、手書きからスプレッドシートへの移行→ミス減少という実例を拝見し、
小規模運営でも改善の余地が大きいことを実感いたしました。

今後は、ピッキングリストの導入を前向きに検討してまいります。
まずは簡易的なものからでも試してみて、現場に合った形を模索していきたいと思っております。

改めまして、貴重なお時間とご助言を本当にありがとうございました。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。