電子帳簿保存法のPDF保存について

Question

タイトルの件について以下質問があります

１）ネットで購入したものの領収書はダウンロード→PDFにしないといけないと思うのですが、商品に紙の領収書が同封されてきた場合は、それをスキャンしたPDFでもOKなのか？

２）領収書をダウンロード→PDFにした場合は、商品に同封されてきた「納品書」はスキャンせずに捨ててしまってもOKなのか？

３）仕入れ等で紙の請求書で届いたものを銀行振り込みで支払いしたが、その請求書をスキャンしてPDF保存しておけば、紙の請求書は捨ててもOKか？
その際も「納品書」はスキャンせずに捨ててOKか？

実際に運用が始まって疑問だらけで全然経理仕事が進みません(T_T)
可能であれば、またECマスターズさんでもセミナーをもらいたいです。

よろしくお願いいたします。

Answer

ECマスターズの中野です。

> １）ネットで購入したものの領収書はダウンロード→PDFにしないといけないと思うのですが、商品に紙の領収書が同封されてきた場合は、それをスキャンしたPDFでもOKなのか？

紙で同封されたものはそのまま紙で
保存いただいて問題ありません。

もし、スキャンしPDF化をする場合は
「スキャナ保存」の要件を満たす必要
がありますので注意が必要です。

とは言え、一定の要件に従って保存する
ことで紙の書類は処分することができる為
書類を貯めたくない場合はスキャンして
保存いただくのも手かと思います。

----------------------------------------
「スキャナ保存の要件とは」
書類をスキャナ保存する際は、
解像度とカラー画像について一定水準
以上であることが義務付けられています。
解像度が200dpi相当以上であること、
赤色・緑色・青色の階調がそれぞれ256階
調以上であることなどの要件を満たしてい
なくてはいけません

要件を満たすスキャナを導入する
https://00m.in/cNdmk
----------------------------------------

ただ、少々複雑ですので基本的には
紙ベースのものはそのまま保管で
よいと存じます。


> ２）領収書をダウンロード→PDFにした場合は、商品に同封されてきた「納品書」はスキャンせずに捨ててしまってもOKなのか？

納品書や見積書、請求書などの証憑書類と
呼ばれる書類の保存を義務付けており、
保管期間は「7年」ですのでその間は
保管をお願いいたします。
(納品書や領収書の控えなども同じ書類
とみなされますので保管をお願いします)
スキャンされる場合は先ほど申し上げた
要件に基づいて保管後、処分お願いします。



> ３）仕入れ等で紙の請求書で届いたものを銀行振り込みで支払いしたが、その請求書をスキャンしてPDF保存しておけば、紙の請求書は捨ててもOKか？
> その際も「納品書」はスキャンせずに捨ててOKか？

請求書と納品書は書類の種類が異なりますので
スキャンしない場合はどちらも7年間の保管
が必ず必要です。
もし、スキャンする場合は捨てて頂いても
構いませんが、基本的に紙の書類をスキャン
する事は「任意」ですので対応されなくても
問題ございません。

Answer

中野様

事務所兼自宅のため紙の保存が収納場所を圧迫しており、今後はできるだけ電子で保存したいと考えています。
そのためのスキャナも購入しました。

くり返しになってしまいますが、スキャナが対応できていたら、紙は捨ててもOKという認識で大丈夫でしょうか。

Answer

ECマスターズの中野です。

> くり返しになってしまいますが、スキャナが対応できていたら、紙は捨ててもOKという認識で大丈夫でしょうか。

そうですね。簡単に申し上げますと
仰る通りですが、税理士の方によって
考え方が変わる場合もあるようですので念の為
担当の税理士さんに一度ご確認される事を推奨いたします。
何かあった際に税務対応されるのは
担当の税理士さんかと存じますので
よろしくお願いいたします。