受注処理の効率化について

Question

いつもお世話になっております。
初期のころより徐々に注文が増えてきまして、受注業務が煩雑になってきており、
どうにか効率化できないかと思い質問させていただきました。

現在楽天のみに出店しており、受注は日に最大20件ほどです。

受注処理・発送業務を他の通常業務(ECではない卸業)の合間に行っており、
それぞれ毎日1時間半ほどかかっております。
既に負担が大きく注文数が増えると対処できなくなるだろうという状況です。

現在以下のように受注・発送作業を行っております。
　RMS上ですべての注文を1件ずつ確認。
　手書きのリストを作りながら注文確認・サンクスメールの送信・受注明細書を印刷。
　発送担当に受注明細書を回す。
　(※手書きのリストとは、お客様ごとにどの手順まで終わっているかをチェックするための一覧表)
　　↓
　発送担当は明細書を元に商品を探しに行き、梱包。
　明細書を見ながらクリックポスト用に名前・住所などを1件ずつ手入力し、印刷・貼付・発送。
　(注文の9割以上がクリックポストを使ったメール便です)
　受注担当に明細書を回す。
　　↓
　受注担当が明細書に手書きされた追跡番号を1件ずつ手打ちし、発送完了メールを送信。

手書きでリストを作っている理由は、複数人で受注を行うので引継ぎをしないで済むからです。

CSVデータダウンロードの契約もしておらず、CSVデータを使うと
どのようなことが出来るのかということもいまいちわかっておりません。

ネクストエンジンは調べてみたのですが、メインで使っているクリックポストに対応していないようでした。
R-とるくがクリックポストにも対応しているのでちょうどよさげでは？と思っております。

百件以上の注文があるわけでもなく、また多店展開しているわけでもないのですが
おなじような状況でうまく回しておられる方がおられましたら
どのようにしているかを教えていただけないでしょうか。

分からないことだらけですが、よろしくお願いいたします。

Accepted Answer

kami-kyoto様

初めまして。同じような環境で業務をしていますのでもし参考になればと思い
コメントさせていただきます。

私も会社はメインがBtoBで、伝票発行や庶務業務その他もこなしつつ
楽天の受注およびページ作成をしています。
出荷件数は日によりますが多い日だと４０件くらいある日もあります。
（ヤフーと楽天で出店）

弊社の場合、メール便（クリックポスト）との割合は３：７くらいで
クリックポストが３割です。

受注ソフトなどは使っていなくて、楽天もヤフーも
モールの受注システム（RMSやストアクリエイター）での作業です。
さらに、弊社は運送会社の集荷が１４時なので、午前中に梱包まで完了しないと
いけないなどもあって、BtoBの出荷も楽天の出荷も多い時は本当に目が回ります。

私の楽天の受注ルーチンです。
　楽天RMSでメール送信＆受注確認ステータス変更
　↓
　ステータスが発送待ちになるのを待つ
　↓
　発送待ちにリストがたまったら、１件１件内容確認して
　発送予定日・到着希望日を登録していく
　↓
　RMSの発送待ち一覧に戻り
　ちょっと右上にある「リスト作成（商品・発送待ち）」から
　商品リストを作成する。
　（発送待ちにいる人が全て本日発送にならないなどがある場合は
　　発送待ちステータスの中でサブステータスを付けて
　　発送待ちの中のサブステータスで絞り込んだり工夫が必要）
　↓
　梱包スタッフにリストを渡す
　↓
　クロネコ便は　送り状をRMSから発行。
　↓
　メール便は　受注データダウンロードサービスを利用して
　メール便の人のデータをダウンロード。
　ダウンロードしたCSVを、ファイルメーカーというソフトを使って自分で作った
　データ変換ソフトでクリックポスト用のCSVの並びに変換したCSVを作成
　↓
　クリックポストの、「まとめ申込」で、CSVを読み込んで登録
　↓
　発行
　↓
　印刷後、クリックポストのトップ画面で発行済一覧を見て
　１件１件、送り状番号を、RMSにコピー＆ペーストで登録
　↓
　送り状番号の登録が終わったらRMSの発送待ち一覧に戻る
　↓
　本日発送のひとを選択して、一括処理から「受注明細表」を印刷
　↓
　送り状と受注明細表を１人１人セットして
　梱包スタッフに渡す
　↓
　梱包スタッフは、送り状付受注明細表を見て、チェックを入れて梱包＆発送
　↓
　梱包終了後、受注明細表を返してもらう
　↓
　チェックが入っているのを確認して、発送完了メールを一斉送信。

という感じにしています。

クリックポストは、登録はCSVで出来ても発行済のデータをDLできないのがネックですが
コピペで何とか対応しています。

コピペとどっちが早いかとか、梱包スタッフさんのほうは送り状発行の手間が減ったけど
ご自身のほうの負担は増えるとか色々賛否あると思いますが
データダウンロードをすると手入力の時間削減と、入力ミス等、人的ミスのリスクが下がると
思います。

弊社も、受注が１００件以上くるようになったら
もっとほかのやり方の検討を・・・と思っていますが
今はとりあえずこんな感じでやっています。

Answer

ECマスターズの星です。

こちらのご質問に関しまして、普段実際に運営されている
会員の皆さまはいかがでしょうか。

ご共有いただける情報がございましたら
こちらにご投稿いただけますと幸いです。

Answer

猫好きよっしー様

はじめまして。
おなじような環境での業務なのですね。
非常に細かく教えていただきありがとうございます。
イメージすることが出来てとても助かります。

恥ずかしながら「リスト作成」の存在を初めて知りました。
受注明細表を1枚ずつ見ながら商品を集めるよりもわかりやすくて良いですね。

こういったものCSVダウンロードがないと出来ないと思いこんでいました。
サブステータスも使っていないので、やってみようと思います。

受注のデータダウンロードと、商品一括更新のデータダウンロードをごっちゃにして考えてしまっていました。
商品一括更新の申し込み(1万円)をしないと、受注のデータダウンロードも使えないと思っておりました。
受注の方は無料で使えるのですね。
早速使ってみたいと思います。

ありがとうございました。

Answer

kami-kyoto様

同じような境遇でしたので、一人で様々な兼務していると、
どちらかの業務が忙しくなった時に回るか・・・と不安になるお気持ちも
すごくわかりますし、何かのお役に立てるかなぁと思ったので
少しでも何かイメージできたのでしたら、よかったです。

システム化できるところはシステム化したりして
自分が病気とかで急に抜けても業務が回るような仕組みづくりを
私は目指しています。

エンパワーメントプランとかだと楽天のコンサルもつかないですし
業務をどう回すのが良いかとか、RMSの機能で便利になることなどを知る機会も
極端に少ないですものね。
ECマスターズさんのこういった情報共有できる場があることが大変ありがたいなと
改めて思いました。
入会してよかったです。

Answer

猫好きよっしー様

まさにおっしゃる通りで、こちらは反対に日によって関わる人が代わるので
システム化していきたいと思っていたのでとても助かりました。
RMSの機能も知らない便利な機能があるのかもしれません。

がんばれ!プランに移行したばかりなのですが
コンサルさんとは、はじめましての挨拶をこちらが送ったらそれに返信が来た程度で
それ以外のやり取りが全くないので、果たして意味があるのか？と思ってしまいます。

ですので、同じくECマスターズさんのフォーラムやECマスターズLIVE、
公開コンサルティングがとてもありがたいです。

ありがとうございました。